湖北省以劳动人事争议仲裁专递方式邮寄送达

仲裁文书的实施方案

一、总则

（一）为进一步提高劳动人事争议处理质效，规范劳动人事争议仲裁文书送达工作，更好保障劳动人事争议当事人权利，确保仲裁文书安全、准确、迅速传递，经商湖北省人力资源和社会保障厅，制定本方案。

（二）本方案根据《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》、《劳动人事争议仲裁办案规则》、《中华人民共和国邮政法》、《国内邮件处理规则——特快专递分册》和《邮政特快专递揽收投递作业及服务规范汇编》等有关规定制定。

（三）全省各级劳动人事争议仲裁机构（以下简称仲裁机构）均可根据需要使用仲裁文书特快专递业务（以下简称“仲裁专递”）。收寄范围包括但不限于：受理（不予受理）通知书、仲裁申请书副本、答辩书副本、开庭通知书、裁决书、决定书、送达地址确认书、其他需要送达的文书。

（四）“仲裁专递”的收寄和通达范围均为全国。

（五）本方案适用于各级邮政公司。

二、基本定义

（一）仲裁专递

仲裁专递业务是指各级仲裁机构在仲裁活动过程中使用邮政特快专递，完成仲裁文书的送达，并由邮政公司将“回执联”反馈给仲裁机构的一项专递业务。

（二）回执联

回执联是邮政公司为仲裁机构提供仲裁文书送达服务时，专门用于“仲裁专递”的详情单的第一联。收件人（受送达人或其指定代收人，下同）在该联上签字，代表其收到该邮件寄递的仲裁文书。

（三）“仲裁专递”回执寄递

各投递单位每日将投递完毕的“仲裁专递”回执联采取“一单一返”形式反馈给收寄“仲裁专递”邮件的收寄单位，并由该收寄单位汇总反馈给寄递“仲裁专递”的仲裁机构。

三、仲裁专递的时限标准、投递服务深度

时限：按现行国内标准快递时限执行。

投递深度：必须确保“门到门、桌到桌”的服务水平，投递至邮件详情单上最具体的地址。

投递频次：“仲裁专递”邮件到达投递单位的五个工作日内，按照详情单上的送达地址投送至少三次（每次未能投递成功需要在详情单上进行未妥投标注）。对投送三次未能送达，通过电话或者其他联系方式无法通知到收件人的，应及时将邮件退回仲裁机构，并注明退回的理由。

城郊及农村行政村地区的“仲裁专递”邮件，在普邮投递班期基础上优先进行处理、投递。交通不便的边远地区，按照国务院邮政管理部门制定的标准执行。

四、仲裁专递邮件的结算

（一）仲裁专递的正、反向邮件（反向邮件指寄回“回执联”的邮件）的结算费用，均由正向邮件的收寄单位承担。

（二）邮政机构根据国家邮政主管部门以及省物价局有关规定，并参照法院法律文书专递资费标准收取寄递服务邮费。

（三）结算方式：一般按月结算，并开具邮政服务费发票。

五、仲裁专递的处理流程和操作

（一）收寄处理

仲裁专递邮件一律采取上门揽收形式收取邮件，各级邮政公司的收寄单位，采取专人定点上门服务、派驻制等方式，为各级仲裁机构提供仲裁文书专递服务。

收寄“仲裁专递”邮件，应使用专用于“仲裁专递”的仲裁专递邮件详情单和仲裁专递专用封套。详情单和封套由指定生产单位印制，详情单使用专用号段。

寄递“仲裁专递”邮件时，各级仲裁机构负责寄递的人员，应在详情单上使用碳素笔或钢笔（或打印机）清晰填写收件人、寄件人的姓名、详细地址（地址应注明街道名称及门牌号码）、邮政编码、联系电话等信息，并将有关文书及材料装在邮政收寄单位向仲裁机构提供的专用特快专递封套内，由当地邮政收寄单位按照商定的时间上门收寄。

收取仲裁专递邮件必须严格填写特快专递邮件交寄清单中的客户名称及代码、邮件件数及业务种类等项目,并由揽收员及寄件人签字确认。

完成“仲裁专递”邮件收寄后，收寄人员要填写用于寄递“仲裁专递”回执联的反向邮件详情单（必须使用国内标准快递详情单，不得使用专用于“仲裁专递”正向邮件的详情单），寄件人地址为正向邮件的投递机构地址，其中，收寄人员负责填写地址中的省、市（直辖市为市、区）信息，寄件人姓名、电话/手机、单位名称等信息由正向邮件的投递人员负责补齐（如正向邮件由湖北省武汉市武昌区水果湖揽投部张三投递，则张三在投递完成后，需在反向邮件详情单上补充以下信息：寄件人：张三，电话/手机：13900000000，单位名称：湖北省武汉市武昌区水果湖揽投部，地址：湖北省（市）武汉市（区）武昌区星海路星海虹城一楼，邮编：430060）。同时，要在内件品名处填写回执名称（仲裁专递“回执联”1份），并在备注栏中填写对应的正向邮件号码，在详情单面单上标注或套打“仲裁专递回执”字样。

收寄人员将填好的反向邮件详情单装入返单背胶袋，牢固粘贴在邮件上。背胶袋的粘贴位置，应遵循便于后续各环节操作的原则，粘贴在“仲裁专递”邮件专用封套的正面（“详情单粘贴处”的反面）。

收寄“仲裁专递”邮件时，收寄人员要严格检查封装是否完好，详细填写登记仲裁专递邮件交寄簿（见附件5），一式二份，双方签字后，各执一份，以备邮件查询、签收回执和责任划分。

收寄单位确认回执的反向邮件详情单号码后，应及时提供给各级仲裁机构的寄递人员，便于寄递人员后续查询。

（二）分拣、封发及运输处理

仲裁专递邮件、回执联寄递邮件的分拣、封发及运输处理，均按标准快递邮件标准执行。

分拣环节应按投递单位在退回的仲裁专递邮件详情单上，“未妥投及退件原因”处第三次勾选或注明的退件原因，退回原收寄单位。

（三）投递处理

1．投递“仲裁专递”邮件的单位，要严格按照标准快递邮件的规范执行，确保“仲裁专递”邮件的投递质量。

2．投递人员接收待投“仲裁专递”邮件时，应检查详情单“回执联”、背胶袋内的反向邮件详情单是否完好。

3．投递时，投递员应请收件人在邮件详情单上据实签收，同时注明收到时间（若收件人未填写收件时间，投递人员应补填）。

（1）受送达人是公民的，原则上应交由本人签收，本人不在，可交其指定代收人或同住成年家属代为签收，但必须注明收件人与受送达人的关系，并尽可能协助仲裁机构向收件人取得联系电话。

（2）受送达人是法人或其他组织的，应交法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或该法人、其他组织的办公室、值班室、收发室负责收件的人签收，且必须在回执上注明签收人的身份，并尽可能协助仲裁机构取得联系电话。

（3）收件人或者其代收人在签收时，应当出示其有效身份证件，并在回执上填写该证件的号码，如为代收人的，还应填写其与收件人的关系。

（4）寄送地址为省内的，收件人或者其委托代理人、指定代收人拒绝签收，但符合拍照取证送达条件要求的，可以采取拍照送达方式。拍照取证应拍取以下图片：①收件人具体地址定位图、手机地图截图；②大地址一张图，例如小区门口；③小地址一张图，例如楼梯口；④具体门牌一张图。

（5）仲裁专递邮件的收件人是特定地址的特定人，改址后无法确定是否为原收件人，故不提供改址服务。收件人要求改址投递的，由投递人员记明情况，并将邮件退回仲裁机构。

4．“仲裁专递”邮件到达投递单位的五个工作日内，应按照详情单上的送达地址至少投送三次。若第一次上门投递未能投出的，应在详情单“未妥投及退件原因”处勾选或注明未妥投原因。第二次投递前，应设法与收件人进行电话联系后再投递，若第二次投递仍未能投出的，应在详情单“未妥投及退件原因”处第二次勾选或注明未妥投原因。投递三次仍未能送达的，通过电话或其他联系方式又无法告知收件人的，应在详情单“未妥投及退件原因”处第三次勾选或注明退件原因，并在详情单退件原因处由经手人和投递单位主管签字确认，将邮件及时退回收寄单位处理。

5．投递单位妥投邮件后，应在邮件详情单“回执联”相应处加盖投递人员名章或签字。然后将“回执联”装入特快专递封套（由投递单位提供）并封口，粘贴对应的反向邮件详情单，当频次或当天将反向邮件寄回原收寄单位，反向邮件也应执行详情单扫描及全名址录入要求。

6．各投递单位要负责本单位各段道投递的“仲裁专递”邮件“回执联”反馈工作的质量监控，确保及时退寄到相关收寄单位。

六、服务时限

七、信息录入

（一）收寄信息录入

各收寄单位在“仲裁专递”正向邮件收寄录入时，在扫描详情单号码后，应同时扫描反向邮件详情单号码，信息系统将自动对正、反向邮件进行关联。进行关联的目的是：

1．根据正向邮件可以查询反向邮件的信息；

2．在正向邮件妥投后，系统能够提示要接着完成反向邮件的收寄；

3．建立起对反向邮件号码的限定，即只有完成了与正向邮件号绑定的反向邮件号码，各投递单位在收寄反向邮件时系统才能默认资费为0，否则系统将默认邮件为正常标准快递资费。

（二）反向邮件收寄信息录入

1．各投递单位完成“仲裁专递”邮件的妥投信息录入后，系统将提示对反向邮件进行收寄处理。

2．使用PDA手持终端进行操作，完成正向邮件投递及“回执联”邮件收寄。

3．原一体化地区涉及邮政分公司代理投递的，反向邮件的收寄可由邮政分公司投递机构就近交由具备返单功能的营业或揽投网点进行操作，具体流程由各市州确定。

4．原非一体化地区邮政分公司部分投递网点，因不具备收寄功能，应将反向邮件和回执联传递到具备营业功能的网点，由营业网点完成收寄（具体对应的网点，由各市州邮政公司确定）。

八、“回执联”的回收处理

（一）“回执联”的实物处理

1．原收寄单位将收到的反向邮件交指定内部处理人员进行处理，录入反向邮件妥投信息。

2．原收寄单位收到投递单位寄回的“仲裁专递回执”邮件后，应及时取出“回执联”，仔细与相关出口清单进行核对，并由“仲裁专递”项目管理指定人员将“回执联”整理、汇总后，及时送交至仲裁机构，与仲裁机构指定人员进行交接，勾挑“仲裁专递”邮件交接簿（见附表）相关栏目，双方签字后，各执一份。

3．在收到无法投递而退回的“仲裁专递”邮件或遇有其他特殊情况时，应由“仲裁专递”项目管理人员及时与仲裁机构联系，按其提出的意见妥善处理。

4．收寄单位负责“仲裁专递”邮件“回执联”的整理归集，要及时勾核“仲裁专递”邮件交接簿，催缴未及时反馈的“回执联”。

（二）“回执联”的反馈监控

1．原寄揽投部内部处理人员，每日登录85系统中“返单业务生产管理系统”应用司法类返单模块，监控“仲裁专递”回执返单的反馈情况。

2．对“仲裁专递”邮件在正向邮件妥投后2天，仍无后续反向邮件信息或返单内容有误的，原寄单位应及时与投递单位“仲裁专递”项目负责人联系沟通，催办回执返单工作。若返单邮件存在运递问题，原寄揽投部可通过内部客服流程选择投诉类型“需求建议-其它”进行反向邮件的核查。每日根据投递单位寄回的回执返单在正、反向邮件存档文件中进行勾销，监控“仲裁专递”回执返单的反馈情况。

九、查询、售后服务及归档

（一）仲裁专递邮件由收寄单位实施主动客服。收寄单位应每日查阅本机构收寄仲裁专递邮件的在途情况，对揽投部客服系统提示邮件逾限的，及时创建内部客服申请单，启动问题邮件处理流程。对于客户提出的查询投诉，收寄单位内部客服应及时核查，确属问题邮件的及时启动问题邮件处理流程；问题邮件处理结果应在告知用户后方可结案。仲裁专递执行标准快递服务调度处理时限。

（二）仲裁专递业务统一由原收寄单位负责“仲裁专递”邮件的服务对接工作，仲裁机构可通过各单位“仲裁专递”项目组查询邮件返单情况。

（三）“仲裁专递”邮件投递档案由各市州邮政速递物流公司负责制定管理办法并统一管理，原则上，“仲裁专递”邮件应由收寄单位单独整理归档。

（四）电话查询。全国统一客服：11183，监督电话：027－68870088

十、特殊异常情况处理

（一）“仲裁专递”邮件在收寄单位寄往收件人的寄递过程中，如发生丢失、损毁，邮政公司应迅速查清责任，并与仲裁机构协商，补办相关手续，免费重新寄递。

（二）“回执联”在投递单位反馈回原收寄单位的寄递过程中，如发生丢失、损毁，原收寄单位应及时与投递单位联系，由投递单位传真反馈“投递局存联”，由原收寄单位复印，注明“与原件一致”，加盖邮政公司业务主管部门公章后，送交交寄仲裁机构。

（三）收件人拒绝签收的，于投递员回班后，在“仲裁专递”邮件详情单退件原因批注处详细批注邮件退件原因，当日或当频次将客户拒收仲裁专递邮件退回原寄单位。

（四）原收寄单位收到返单邮件后，发现“回执联”填写有误、需本人签收而他人代签、收件人字迹不清等情况，应以特快专递邮件形式（详情单备注栏应标注“补签回执联”）将需要重新补签的“回执联”寄至投递局的投递机构。同步由收寄单位协同客服在客户服务调度系统中，利用派发直派调度指令提醒投递单位按要求重新补签“回执联”，投诉类型选择“需求建议-物料需求”，投诉内容写明重新补签“回执联”需要注意的问题。若此投递机构未维护至客服权限管理系统中，无法直接创建直派调度的，可创建服务工单（“需求建议-物料需求”）派发至投递单位所属区域客服，告知重新补签“回执联”需要注意的问题。

（五）投递单位收到“仲裁专递”邮件，但无背胶袋或背胶袋中没放入反向详情单，需登录返单生产管理系统，对该邮件做“反向详情单丢失”的异常情况标注，同时在异常备注栏中填写新的反向详情单单号（新的反向详情单由投递单位提供），申请替换原反向详情单单号。原收寄单位登录返单生产管理系统“邮件异常查询”界面实时查询异常邮件信息。对于“反向详情单丢失”的异常邮件，进入收寄系统进行替换，用投递单位提供的新的反向详情单单号替换原反向详情单单号，使新的反向详情单单号与原正向详情单单号绑定为一个新的返单邮件。在收寄单位替换完反向邮件单号后，投递单位即可按照正常操作流程对该邮件进行处理。

十一、附则

本方案未及部分，按照《国内邮件处理规则——特快专递分册》及有关业务规定执行。